PIF erstellen für Kosmetik
Die Product Information File (PIF) ist Pflicht für jedes Kosmetikprodukt in der EU. Hier erfährst du, was reingehört, welche Fehler du vermeiden solltest und wie INCIkit dir dabei hilft.
PIF-Unterlagen
Unterlagen strukturiert vorbereiten
Beispielprodukt: Gesichtscreme
- Produktbeschreibung
- Vorhanden
- CPSR-Vorarbeit
- Vorhanden
- Herstellungsmethode
- Vorhanden
- Stabilitätsnachweis
- Offen
- Toxikologisches Profil
- Offen
Beispiel: 3 von 5 Unterlagen vorhanden. Vorhandene Angaben ersetzen keine fachliche Prüfung.
Was ist ein PIF?
Die Product Information File (PIF) ist die gesetzlich vorgeschriebene Produktdokumentation für jedes kosmetische Produkt in der EU. Sie ist geregelt in Art. 11 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009.
Ohne vollständige PIF darf ein Produkt nicht in Verkehr gebracht werden. Die PIF muss am Sitz der verantwortlichen Person zugänglich sein und bei Behördenanfragen innerhalb kurzer Frist vorgelegt werden können. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen.
Welche Inhalte ein PIF enthalten muss
Art. 11 der EU-Kosmetikverordnung definiert fünf Pflichtbestandteile. Jeder einzelne ist für die Verkehrsfähigkeit des Produkts erforderlich.
Produktbeschreibung
Name, Verwendungszweck, Darreichungsform und Kennzeichnung des Produkts.
Sicherheitsbewertung (CPSR)
Toxikologische Bewertung durch qualifizierte Fachperson — Teil A und Teil B.
Herstellungsbeschreibung
GMP-konforme Dokumentation des Herstellungsprozesses nach ISO 22716.
Nachweis der Wirkung
Belege für ausgelobte Wirkungen (Claims) durch Tests oder Studien.
Daten zu Tierversuchen
Nachweis, dass keine Tierversuche durchgeführt wurden (EU-Tierversuchsverbot).
Typische Fehler beim PIF
Diese Fehler führen in Audits regelmäßig zu Beanstandungen — und sind mit der richtigen Struktur leicht vermeidbar.
Unterlagen prüfen
Beispielhafte Prüfpunkte
CPSR-Unterlagen abstimmen
Externen Sicherheitsbericht und ergänzende Nachweise zusammenstellen.
Stabilitätsnachweis prüfen
Vorliegende Unterlagen mit dem aktuellen Produktstand abgleichen.
Herstellungsmethode dokumentieren
Beschreibung und Herstellungsunterlagen ergänzen.
Unterlagen geordnet. Für die Abstimmung vorbereitet.
Fehlende Dokumente
Sicherheitsbewertung oder Stabilitätsdaten fehlen — häufigster Grund für Beanstandungen.
Falsche Struktur
Dokumente sind unstrukturiert abgelegt, Zusammenhänge zwischen Rezeptur und Bewertung fehlen.
Keine Chargenprotokolle
Mischprotokolle fehlen oder sind unvollständig — die Rückverfolgbarkeit ist nicht gewährleistet.
Veraltete Sicherheitsbewertung
Rezeptur wurde geändert, aber der CPSR nicht aktualisiert — PIF ist damit ungültig.
Beispiel-Struktur eines vollständigen PIF
Ein gut strukturierter PIF enthält diese 10 Bereiche. So bist du audit-bereit und erfüllst alle Anforderungen der EU-Kosmetikverordnung.
- 01Produktbeschreibung & Kennzeichnung
- 02Qualitative & quantitative Zusammensetzung
- 03Sicherheitsbericht (CPSR Teil A + B)
- 04Stabilitäts- & Verträglichkeitstests
- 05Herstellungsmethode & GMP-Nachweis
- 06Wirksamkeitsnachweise (Claims)
- 07Daten zu Tierversuchen
- 08CPNP-Meldung (Bestätigung)
- 09Mischprotokolle & Chargenrückverfolgung
- 10INCI-Deklaration & Kennzeichnung
Wie INCIkit beim PIF hilft
INCIkit ist die Software für Kosmetikhersteller, die ihre PIF-Dokumentation strukturiert und digital verwalten wollen.
PIF-Dokumentation
- Externes CPSR-Dokument
- Vorhanden
- Rezeptur und INCI-Deklaration
- Vorhanden
- Stabilitätsbericht
- Vorhanden
- Toxikologisches Profil
- Offen
Beispiel: 3/4 vorhanden
Rezepturbezogene PIF-Dokumentation als PDF exportieren. Externe Nachweise bleiben eigenständige Unterlagen.
Rezepturverwaltung
Alle Rezepturen zentral verwalten — Zutaten, Mengen und INCI automatisch verknüpft.
Mischprotokoll-Generator
Vollständige Chargenprotokolle mit Soll/Ist-Dokumentation per Knopfdruck.
Chargenrückverfolgung
Jede Charge mit LOT-Nummer, Rohstoff-Chargen und Herstellungsdatum nachvollziehbar.
PDF-Export
GMP-konforme Dokumente als PDF exportieren — professionell strukturiert.
Rohstoff-Stammdaten
INCI-Namen, CAS-Nummern, Lieferanten und LOT-Nummern zentral gepflegt.
10 Jahre Archivierung
Alle Produktionsdaten sicher archiviert — wie von Art. 11 EU-VO gefordert.
Im Arbeitsalltag
Ausgewählte Produktunterlagen weitergeben
Stelle eine feste Übergabeversion aus ausgewählten Dateien, optional der aktuellen Rezeptur und einer gespeicherten Etikettversion zusammen. Rückfragen und Empfang bleiben nachvollziehbar; eine Empfangsbestätigung ist keine fachliche Freigabe.
Zugriff nur für die bestätigte Empfängeradresse. Der Link allein reicht nicht aus.
Dein einfachster Einstieg in INCIkit
Wir zeigen dir per E-Mail, wie du in wenigen Minuten deine erste Produktion dokumentierst — Schritt für Schritt.
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